Werkstattakte für Goldschmiede

Warum eine zentrale Werkstattakte?

In den Werkstätten, mit denen wir arbeiten, leben die Daten heute an drei Orten: DIN-A4-Auftragsmappen im Aktenschrank, Karteikarten für Kundenmaße, ein A4-Hardcover-Heft fürs Edelmetall. Drei Systeme, drei Pflegeaufwände, drei Bruchstellen — und kein gemeinsamer Verlauf.

Die Werkstattakte bündelt diese drei Achsen in einer einzigen, lückenlos geführten Akte pro Werkstück. Pflichtfelder mit Zeitstempel führen die Nachweise nach GoBD, Foto-Verknüpfung sichert die Reparatur-Haftung, die Kundenmaß-Verknüpfung sichert den Wiederholauftrag.

Der Wiederholauftrag-Effekt

Eine durchschnittliche inhabergeführte Goldschmiede hat 150-250 Wiederholaufträge pro Jahr (Geburtstage, Hochzeitstage, Aufstockungen, Reparaturen vergangener Stücke). Wenn jeder Wiederholauftrag heute 10-15 Minuten Ordner-Suche kostet und mit Goldschmiede-Pilot 1 Minute, summiert sich das auf 25-60 Stunden Werkstatt-Inhaberzeit pro Jahr.

Wie Goldschmiede-Pilot das umsetzt

Die Werkstattakte ist die Lead-Entität des Systems — alle anderen Module hängen an ihr. Das Punzen-Buch schreibt seinen Verbrauch in die Akte, das Reparatur-Modul referenziert die Akte als Annahmequelle, das GwG-Modul prüft Schwellen auf der Akte-Ebene. Sie pflegen die Werkstattakte — der Rest ergibt sich.